Arsip Tak Bernilai Guna Dimusnahkan

TENGGARONG – Asisten I Bidang Pemerintahan dan Kesra Pemkab Kutai Kartanegara (Kukar) Akhmad Taufik Hidayat membuka acara Pemusnahan Arsip di lingkungan Sekretariat Kabupaten Kukar yang berlangsung di Ruang Serba Guna Kantor Bupati Kukar di Tenggarong, Jumat (26/9).

Hadir pada acara tersebut Kabag Umum Setkab Kukar Rahma Handaya, Kabag Ortal Fipin Indrayani, Kabag Kerjasama Hj Ismi Nurul Huda, Pranata Humas Ahli Muda Hendri Aripianto, Varia Fadillah (Kebid Perlindungan dan penyelamatan Arsip Diarpus, Siti Noergaimah (Arsiparis Ahli Muda Diarpus, M Hasmiyana dari Inspektorat Kukar.

Akhmad Taufik mengucapkan terima kasih kepada 12 bagian Setdakab Kukar yang telah melakukan penataan arsip di bagian masing – masing walaupun masih ada yang belum optimal, hal ini sangatlah penting dan mempunyai arti tersendiri dalam sebuah organisasi. Sekaligus mempunyai nilai tambah bagi OPD sendiri, untuk itu ia mengajak ASN ataupun Non ASN yang terlibat dalam Kearsipan untuk lebih giat lagi melakukan pengarsipan dibagiannya masing masing, sesuai dengan kegiatan kita yaitu “Tertib Arsip, Tertib Administrasi”.

Adapun pemusnahan arsip duplikat/copy di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara sebanyak 22 box, tercantum dalam daftar arsip yang dimusnahkan 162 berkas. Pemusnahan arsip secara total dengan menggunakan mesin penghancur kertas sehingga fisik dan informasi arsip tidak dikenali. Arsip yang dimusnahkan tersebut berasal dari Unit Pengolah Arsip dari Bagian Kesejahteraan Rakyat, Bagian Organisasi Tata Laksana serta Bagian Umum Setda Kab Kukar.

Sementara itu, menurut Plt Kepala Kearsipan dan Perpustakaan Kukar Rinda Desianti mengatakan, alhamdulillah melalui proses panjang dan sempat tertunda – tunda akhirnya proses pemusnahan arsip dilingkungan Sekretariat Daerah Kukar. Pemusnahan arsip ini adalah proses kedua dari proses penyusutan arsip. Kalauberbicara tentang arsip ada 3 tahapan yang kita lakukan yaitu penyerahan arsip in aktif, dari UPPA ke UPA ( Bagian Hukum Kearsipan ), kedua pemusnahan arsip dan ketiga penyerahan arsip statis yang memiliki nilai sejarah. Pemusnahan arsip adalah proses memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, tidak lagi digunakan, dan telah melewati jangka waktu penyimpanan sesuai dengan jadwal retensi arsip (JRA). Tindakan ini bertujuan untuk mengurangi tumpukan arsip, menghemat ruang penyimpanan, meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, serta menjaga kerahasiaan informasi dari pihak yang tidak berhak.

Acara ditandai juga dengan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip secara simbolis yang dilakukan oleh Asisten I Setkab Kukar, Plt Kadis Kearsipan dan Perpustakaan, Unit Pengolah Arsip Bagian Umum, UPPA Bagian Organisasi dan Tata Laksana, UPPA Bagian Kesejahateraan Rakyat, UPPA Bagian Kerjasama yang disaksikan oleh seluruh anggota Unit Kearsipan Sekretariat Daerah Kabupaten Kukar.

Kemudian dilanjutkan dengan pemusnahan arsip dengan memakai mesin penghancur kertas bukan dengan cara dibakar, seperti tahun tahun yang lalu. Dan hasil pumusnahan arsip selanjutnya diserahkan ke Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan. ( Prokom 03 ).