Diarpus Gelar Exit Meeting Pengawasan Kearsipan Internal 2024

TENGGARONG – Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) yang juga sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara Hj Aji Lina Rodiah membuka kegiatan exit meeting pengawasan kearsipan internal Tahun 2024 yang dilaksanakan di Hotel Zurich Balikpapan, Kamis ( 11/7 ).

Hj Aji Lina Rodiah mengapresiasi dan mengucapkan terima kasih kepada seluruh Kepala OPD, Kepala unit kearsipan, Kasubag Umum dan Tatalaksana Kepegawaian, seluruh unit pengolah pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara yang telah aktif selama ini melakukan pengarsipan. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan.

Audit kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, obyektif dan professional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, efektif efisien, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan

Untuk hal tersebut, maka pengawasan kearsipan dilakukan pengawasan kearsipan external, dan pengawasan kearsipan internal. Pengawasan kearsipan internal Unit Kearsipan I dalam hal ini Pemerintah Kabupaten dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah terhadap seluruh perangkat daerah pada Pemerintahan Daerah. Sebagaimana yang kita ketahui aspek penilaian dalam pengawasan system kearsipan internal meliputi : pengelolaan arsip dinamis, meliputi : penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Sumber daya kearsipan meliputi : sumber daya manusia kearsipan dan prasaran dan sarana. Dari hasil pengawasan yang dilakukan ini akan kami sampaikan ke Provinsi untuk di verifikasi.

Hj Aji Lina Rodiah juga menambahkan bahwa sebagaimana program kerja pengawasan Kearsipan Tahunan Daerah (PKPKTD) telah ditetapkan sebanyak 56 OPD yang menjadi objek pengawasan kearsipan internal, yang meliputi OPD Kabupaten dan Kecamatan. Dari hasil pengawasan tersebut, maka disusunlah RHAS (Risalah Hasil Audit Sementara) yang harus disampaikan oleh tim pengawas kearsipan kepada OPD yang diawasi, oleh karena itu maka melalui kegiatan Exit Meeting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2024, ia berharap kepada seluruh OPD yang hadir dapat mendengarkan penjelasan yang disampaikan oleh, tim pengawasan kearsipan yang terbagi dalam 2 tim : Tim A dan Tim B, sekaligus penandatangan dan penyerahan Risalah Hasil Audit Sementara RHAS.

Sementara itu menurut Kepala Bidang Pengawasan Hj Norhairi mengatakan, kegiatan ini berlangsung sehari dan diikuti 100 orang lebih yang berasal dari 36 Organisasi Perangkat Daerah OPD dengan mengambil tema “ Wujudkan tertib arsip dan penyelamatan arsip melalui hasil pengawasan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara Tahun 2024. ( Prokom 03 ).