Asisten III Buka Rapat Penilaian Arsip Musnah 2025, “Lalai Terhadap Arsip Akan Ditindak Tegas”
TENGGARONG – Asisten III Bidang Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kutai Kartanegara (Kukar) Dafip Haryanto membuka Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah Tahun 2025 di lingkungan Sekretariat Daerah Kukar, di Ruang Rapat Aji Imbut Lantai III Sekretariat Daerah Kukar, Rabu ( 18/6 ).
Kegiatan ini digelar oleh Unit Pengelola Layanan Operasional dan Pengelola Data Bagian Umum Setkab Kukar yang diikuti seluruh anggota Unit Kearsipan ( UK ) Sekretariat Daerah serta seluruh anggota Unit Pengolah Pencipta Arsip ( UPPA ) yang berasal dari 12 ( dua belas ) bagian dilingkungan Setkab Kukar dengan menghadirkan narasumber Varia Fadillah Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, serta Siti Noergaimah, ( Arsiparis Ahli Muda Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar).
Dafip Haryanto mengatakan, Arsip memiliki berbagai manfaat, di antaranya adalah sebagai sumber informasi, bukti hukum, sumber sejarah, dan sumber ilmu pengetahuan. Arsip juga membantu dalam pengambilan keputusan, pengawasan kegiatan, dan pelestarian informasi penting sekaligus dapat digunakan sebagai alat pengawasan dan kontrol terhadap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau individu.
Dengan adanya arsip yang terdokumentasi, pimpinan dapat memantau dan mengevaluasi kinerja, penggunaan anggaran, serta pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Arsip yang dikelola dengan baik dapat mendukung terwujudnya tata kelola yang baik, seperti transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam organisasi. Arsip yang terdokumentasi dengan baik dapat menjadi bukti atas tindakan yang dilakukan, serta memudahkan proses audit dan pengawasan. Dengan demikian, arsip memiliki peran yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan, baik dalam konteks individu, organisasi, maupun masyarakat luas.
“Saya berharap peran serta seluruh Kepala Bagian di lingkungan Setkab Kukar, khususnya anggota Unit Kearsipan serta seluruh anggota Unit Pengolah Pencipta Arsip untuk aktif melaporkan kegiatan kearsipannya. Akan ada tindakan tegas kepada pihak pengelola arsip di tiap – tiap bagian yang lalai atau tidak mengindahkannya,” jelas Dafip.
Sementara itu, menurut Varia Fadillah Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar mengatakan, tujuan dari Pemusnahan Arsip adalah melakukan penghematan ruang atas penyimpanan dokumen yang berlebih melakukan efisiensi dengan menekan laju pertumbuhan arsip dan mencoba menyederhanakan ruang penyimpanan, sehingga dokumen penting lainnya lebih mudah diketahui. Prinsip pemusnahan arsip dapat terlaksana untuk dokumen yang termasuk: Dokumen expired atau telah melampaui jangka waktu simpan / retensi yang tercantum dalam jadwal retensi. Sudah dianggap tidak benilai tambah bagi perusahaan. Sudah dianggap tidak benilai guna bagi kepentingan nasional.
Pasal 63 (1) Pejabat atau pelaksana di dalam atau di luar lingkungan Perangkat Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, Pasal 9, Pasal 11 ayat (2), Pasal 32 ayat (2), Pasal 39 ayat (1), dan Pasal 41 ayat (5) dapat dikenakan sanksi administratif berupa teguran tertulis. (2) Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dikenai sanksi administratif berupa penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun. (3) Apabila 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun. (Perda Kukar 02 Tahun 2023 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan Bab XII Pasal 63 Ayat 1.
Adapun syarat Arsip Usul Musnah yaitu menyerahkan arsip oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Arsip ini disebut Arsip Statis, LKD Melaksanakan Jenis layanan jasa kearsipan meliputi: penyusunan pedoman kearsipan, konsultasi dan asistensi, penelitian dan penelusuran, pembenahan dan penataan arsip, penggandaan dan Alih Media Arsip, peminjaman arsip, penyimpanan arsip, perawatan, reproduksi dan restorasi arsip dll. Pemerintah Daerah dapat melakukan kerjasama di bidang kearsipan dengan: Pasal 5 Perka ANRI No. 25 Tahun 2012. Prosedur pemusnahan arsip di Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah Provinsi, Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota, BUMN/BUMD, Perusahaan Swasta, serta Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta. ( Prokom 03 )
