Diarpus Gelar Pengawasan Arsip Internal di Lingkup Sekretariat Daerah Kukar

TENGGARONG – Dalam rangka menertibkan pengelolaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar saat ini sedang gencar melakukan pengawasan Kearsipan Internal di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Kecamatan.

Salah satunya, selama dua hari 15 – 16 Februari 2023 melakukan pengawasan dan audit di lingkungan Sekretariat Daerah, yang berlangsung di Ruang Rapat AM Parikesit Tenggarong, Rabu (15/2).

Rombongan Diarpus diterima oleh Kepala Bagian Umum Rahma Handaya beserta para Unit Pengolah Pengelola Arsip (UPPA) dari 12 bagian Sekretariat Daerah.

Rahma Handaya mengapresiasi dan mengucapakan selamat datang kepada para pengawas arsip Internal Diarpus Kukar Berdasarkan Undang –Undang Nomor 43 Thun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan harus dikelola dan diselamatkan, sekaligus untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan Negara yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang andal.

“Melalui pembinaan dan pengawasan oleh Diarpus ini mampu meningkatkan pengetahuan dan pengalaman para pengelola arsip di 12 bagian dilingkungan Sekretariat Daerah , sekaligus mendapatkan nilai yang memuaskan dan menggembirakan,” harapnya.

Sementara, Kepala Diarpus Kukar Hj Aji Lina Rodiah mengatakan, tujuan pengelolaan arsip selain menertibkan pengelolaan arsip OPD, juga untuk menyelamatkan arsip OPD tersebut, karena kondisi penyimpanan arsip aktif OPD dilihat dari fakta di lapangan, masih banyak OPD yang arsipnya belum ditata sesuai standart kearsipan.
Kondisi ini terjadi karena kurangnya pemahaman aparatur pengelola Arsip tentang kearsipan, dan juga menganggap keberadaan arsip tidak penting.

Pola pembinaan pengelolaan arsip selama ini yang hanya berupa bimbingan teknis dan monitoring saja ternyata tidak cukup ampuh untuk menertibkan pengelolaan arsip OPD, atas dasar tersebut maka digagaslah pendampingan langsung pengelolaan arsip di lapangan secara intensif berkelanjutan sampai OPD mampu mengelola arsip secara mandiri sesuai standar baku kearsipan.

Dengan dilakukan pendampingan pengelolaan arsip in aktif ini, kedepannya Bagian di Sekretariat Daerah bisa meneruskan dan menerapkan apa yang telah dilaksanakan oleh Diarpus.

Dalam tahun anggaran 2023 ini pihaknya melakukan audit internal di 23 OPD yang berlangsung dari 13 Februari hingga 19 Maret 2023. Untuk di lingkungan Sekretariat Kabupaten kutai Kartanegara berlangsung 15 – 16 februari 2023. Yang dibagi 3 Tim sesuai kategori Asisten yang membidanginya.
Pada penilaian tahun lalu Sekretariat Kukar berada di nilai C ( cukup ).

Diharapkan dengan bukti dukung dan semua yang dilakukan dalam pengelolaan arsip selama 1 tahun, serta dengan adanya bukti dukung yang diberikan tentunya akan mengangkat nilai, paling tidak akan memperoleh nilai yang sangat menggembirakan. Apalagi didalam perjanjian kinerja Dinas Kearsipan Kukar harus mencapai OPD itu paling tidak 50 % dari seluruh OPD dan Kecamatan di Kukar memperoleh nilai B.

“Semoga dalam pengawasan kali ini secretariat daerah akan mendapat nilai B,” ujar Hj Aji Lina Rodiah.

Setelah dilakukan pengawasan arsip internal ini akan dilanjutkan pengawasan dari Diarpus Provinsi Kaltim. Untuk itu ia berharap agar para pengelola arsip dapat terus meningkatkan pengetahuannya tentang kearsipan dan pihaknya akan terus melakukan pembinaan, pengawasan,serta pelatihan. (Prokom03)